Huishoudelijk
Reglement vereniging Dorpsraad Alverna en omstreken
Artikel 1 Het
Bestuur
1.1 Het
bestuur kan indien noodzakelijk besluiten nemen die de vereniging binden. Besluiten
worden alleen genomen, wanneer meer dan de helft van het bestuur aanwezig is.
Een onderwerp wordt een besluit, wanneer de helft plus een van het bestuur voor
het besluit stemt. De bestuursleden worden van een voorgenomen besluit minstens
twee weken van te voren op de hoogte gesteld.
1.2 Correspondentie
namens het bestuur wordt gevoerd en ondertekend namens de voorzitter en/of de secretaris.
Artikel 2 Voorzitter
2.1 De voorzitter draagt
zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle
andere regelingen en bestuursbesluiten.
Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging en ondertekend de stukken.
Financiële stukken worden door twee bestuursleden ondertekend.
Hij leidt de vergaderingen en stelt daarin de dagorde vast, behoudens het recht
van de algemene vergadering om daarin verandering aan te brengen. Hij heeft het
recht de beraadslagingen te doen eindigen, doch is verplicht deze weer te doen
hervatten indien tenminste tweederde van de aanwezige leden de wens daartoe
kenbaar maken.
2.2 In geval van
ontstentenis van de voorzitter, wordt hij door de plaatsvervangende of
tweede voorzitter vervangen.
Artikel 3 Secretaris
3.1
De secretaris verzorgt alle voorkomende administratie en correspondentie, meldt
de ledenmutaties aan de penningmeester en notuleert de bestuurs- en algemene
vergaderingen. Hij is verplicht van alle uitgaande stukken afschriften te
houden.
3.2
Hij brengt op de algemene vergadering schriftelijk verslag uit van zijn
werkzaamheden over het afgelopen verenigingsjaar.
3.3
Het verenigingsarchief wordt door hem ordentelijk bewaard.
3.4
Hij is verplicht de leden tenminste twee weken voor aanvang schriftelijk voor
de algemene ledenvergadering uit te nodigen.
Artikel 4 Penningmeester
4.1 De penningmeester
beheert alle gelden van de vereniging. Hij draagt zorg voor de inning van de
contributies, donaties, subsidies, enz. Hij verricht de betalingen namens de
vereniging, echter met dien verstande, dat voor betalingen welke een bedrag van
€ 200,-- (tweehonderd euro) te
boven gaan, autorisatie door de voorzitter nodig is.
4.2 Voor het aangaan van
verplichtingen en betalingen welke een bedrag van € 1.000,-- (duizend euro) te boven gaan, is
bovendien toestemming vereist van de algemene ledenvergadering.
4.3 De
penningmeester houdt aantekening van alle ontvangsten en uitgaven en wel
zodanig dat daaruit te allen tijde de financiële positie van de vereniging kan
worden afgeleid.
Hij houdt voorts niet meer kasgeld onder zijn beheer, dan voor normaal gebruik
nodig is. Niet voor direct gebruik benodigde gelden worden door hem renderend
belegd bij een plaatselijke bank.
4.4 Hij sluit de boeken van
de vereniging jaarlijks op 31 december af en doet aan het bestuur en de
algemene ledenvergadering verslag uit over het afgelopen boekjaar.
4.5 Hij stelt jaarlijks een
begroting op voor het komende jaar en legt dit ter goedkeuring voor aan het
bestuur en de algemene ledenvergadering.
4.6 De penningmeester kan
zich bij het innen van de contributies laten bijstaan door een ander lid van
het bestuur.
4.7 Hij is gehouden om aan
de door het bestuur en de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie
inzage te geven van de kas en alle op de financiële administratie betrekking
hebbende stukken en bescheiden en deze commissie alle gevraagde inlichtingen te
verstrekken.
Eenzelfde verplichting bestaat er jegens het bestuur welke hem te allen tijde
ter verantwoording kan roepen. Ingeval van een positief verlopen kascontrole,
is de commissie gehouden hiervan in het kasboek middels “akkoord plus
handtekening” blijk te geven. Van haar bevindingen brengt de commissie verslag
uit aan het bestuur.
4.8 De penningmeester is
gehouden aan alle op het financiële beheer betrekking hebbende bescheiden te
bewaren. Uitgaande stukken betreffende dit beheer worden door hem namens het
bestuur ondertekend.
4.9 Aan de hand van de van
de secretaris ontvangen ledenmutaties houdt de penningmeester een overzicht bij
van het ledenbestand der vereniging alsmede het nakomen van de
contributieverplichtingen.
Artikel 5 Werkgroepen
5.1 Het bestuur is
gemachtigd werkgroepen in te stellen welke gericht zijn op de uitvoering van
door het bestuur of de ALV aan te wijzen deeltaken.(Zoals o.a. geformuleerd in een
Dorpsontwikkelingsplan (DOP).
5.2 De werkgroepen zijn
verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
5.3 Een
Dorpsontwikkelingsplan (meerjarig actieplan) wordt minimaal 1 x per jaar
geëvalueerd, geactualiseerd en opnieuw vastgesteld door de ALV.
5.4 Het
bestuur is gemachtigd om een zgn. Raad van Aangeslotenen in te stellen,
bestaande uit vertegenwoordigers/afgevaardigden van organisaties uit Alverna
e.o.
Artikel
6 Informeren externe partijen
6.1 Wijk- dorpsbewoners/leden worden minimaal
eenmaal per jaar geïnformeerd over activiteiten van de vereniging Dorpsraad Alverna
e.o. d.m.v. digitale, mondelinge (bijv. informatie- bewoners- of thema-avonden)
of schriftelijke media.
6.2 Wijk-dorpsbewoners/leden
maken samen met de vereniging Dorpsraad Alverna e.o. het jaarprogramma en
andere plannen en activiteiten.
6.3 Wijk- dorpsbewoners/leden en evt. in te
stellen Raad van Aangeslotenen worden minimaal eenmaal per jaar geconsulteerd
door de vereniging Dorpsraad Alverna e.o. over plannen en activiteiten.
6.4 De stukken van de vereniging Dorpsraad Alverna
e.o. zijn openbaar en toegankelijk voor alle wijk/dorpsbewoners.
6.6 Bij contact met de gemeente informeert de
vereniging Dorpsraad Alverna e.o. altijd de wijkcontactadviseur.
6.7 De vereniging Dorpsraad Alverna e.o. maakt
schriftelijke verslagen van haar vergaderingen.