Huishoudelijk regelement

Huishoudelijk Reglement vereniging Dorpsraad Alverna en omstreken

 

Artikel 1    Het Bestuur

1.1       Het bestuur kan indien noodzakelijk besluiten nemen die de vereniging binden. Besluiten worden alleen genomen, wanneer meer dan de helft van het bestuur aanwezig is. Een onderwerp wordt een besluit, wanneer de helft plus een van het bestuur voor het besluit stemt. De bestuursleden worden van een voorgenomen besluit minstens twee weken van te voren op de hoogte gesteld.

1.2       Correspondentie namens het bestuur wordt gevoerd en ondertekend namens de voorzitter en/of de secretaris.

Artikel 2    Voorzitter

2.1    De voorzitter draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle andere regelingen en bestuursbesluiten.
Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging en ondertekend de stukken. Financiële stukken worden door twee bestuursleden ondertekend.
Hij leidt de vergaderingen en stelt daarin de dagorde vast, behoudens het recht van de algemene vergadering om daarin verandering aan te brengen. Hij heeft het recht de beraadslagingen te doen eindigen, doch is verplicht deze weer te doen hervatten indien tenminste tweederde van de aanwezige leden de wens daartoe kenbaar maken.

2.2    In geval van ontstentenis van de voorzitter, wordt hij door de plaatsvervangende of

         tweede voorzitter vervangen.


Artikel 3    Secretaris

3.1    De secretaris verzorgt alle voorkomende administratie en correspondentie, meldt de ledenmutaties aan de penningmeester en notuleert de bestuurs- en algemene vergaderingen. Hij is verplicht van alle uitgaande stukken afschriften te houden.

3.2    Hij brengt op de algemene vergadering schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden over het afgelopen verenigingsjaar.

3.3    Het verenigingsarchief wordt door hem ordentelijk bewaard.

3.4    Hij is verplicht de leden tenminste twee weken voor aanvang schriftelijk voor de algemene ledenvergadering uit te nodigen.

 

Artikel 4    Penningmeester

4.1    De penningmeester beheert alle gelden van de vereniging. Hij draagt zorg voor de inning van de contributies, donaties, subsidies, enz. Hij verricht de betalingen namens de vereniging, echter met dien verstande, dat voor betalingen welke een bedrag van € 200,-- (tweehonderd euro) te boven gaan, autorisatie door de voorzitter nodig is.

4.2    Voor het aangaan van verplichtingen en betalingen welke een bedrag van € 1.000,-- (duizend euro) te boven gaan, is bovendien toestemming vereist van de algemene ledenvergadering.

 

4.3   De penningmeester houdt aantekening van alle ontvangsten en uitgaven en wel zodanig dat daaruit te allen tijde de financiële positie van de vereniging kan worden afgeleid.
Hij houdt voorts niet meer kasgeld onder zijn beheer, dan voor normaal gebruik nodig is. Niet voor direct gebruik benodigde gelden worden door hem renderend belegd bij een plaatselijke bank.

4.4    Hij sluit de boeken van de vereniging jaarlijks op 31 december af en doet aan het bestuur en de algemene ledenvergadering verslag uit over het afgelopen boekjaar.

4.5    Hij stelt jaarlijks een begroting op voor het komende jaar en legt dit ter goedkeuring voor aan het bestuur en de algemene ledenvergadering.

4.6    De penningmeester kan zich bij het innen van de contributies laten bijstaan door een ander lid van het bestuur.

4.7    Hij is gehouden om aan de door het bestuur en de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie inzage te geven van de kas en alle op de financiële administratie betrekking hebbende stukken en bescheiden en deze commissie alle gevraagde inlichtingen te verstrekken.
Eenzelfde verplichting bestaat er jegens het bestuur welke hem te allen tijde ter verantwoording kan roepen. Ingeval van een positief verlopen kascontrole, is de commissie gehouden hiervan in het kasboek middels “akkoord plus handtekening” blijk te geven. Van haar bevindingen brengt de commissie verslag uit aan het bestuur.

4.8    De penningmeester is gehouden aan alle op het financiële beheer betrekking hebbende bescheiden te bewaren. Uitgaande stukken betreffende dit beheer worden door hem namens het bestuur ondertekend.

4.9    Aan de hand van de van de secretaris ontvangen ledenmutaties houdt de penningmeester een overzicht bij van het ledenbestand der vereniging alsmede het nakomen van de contributieverplichtingen.

 

Artikel 5    Werkgroepen

5.1    Het bestuur is gemachtigd werkgroepen in te stellen welke gericht zijn op de uitvoering van door het bestuur of de ALV aan te wijzen deeltaken.(Zoals o.a. geformuleerd in een Dorpsontwikkelingsplan (DOP).

5.2    De werkgroepen zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

5.3    Een Dorpsontwikkelingsplan (meerjarig actieplan) wordt minimaal 1 x per jaar geëvalueerd, geactualiseerd en opnieuw vastgesteld door de ALV.

5.4    Het bestuur is gemachtigd om een zgn. Raad van Aangeslotenen in te stellen, bestaande uit vertegenwoordigers/afgevaardigden van organisaties uit Alverna e.o.

 

Artikel 6         Informeren externe partijen

6.1       Wijk- dorpsbewoners/leden worden minimaal eenmaal per jaar geïnformeerd over activiteiten van de vereniging Dorpsraad Alverna e.o. d.m.v. digitale, mondelinge (bijv. informatie- bewoners- of thema-avonden) of schriftelijke media.

6.2       Wijk-dorpsbewoners/leden maken samen met de vereniging Dorpsraad Alverna e.o. het jaarprogramma en andere plannen en activiteiten.

6.3       Wijk- dorpsbewoners/leden en evt. in te stellen Raad van Aangeslotenen worden minimaal eenmaal per jaar geconsulteerd door de vereniging Dorpsraad Alverna e.o. over plannen en activiteiten.

6.4       De stukken van de vereniging Dorpsraad Alverna e.o. zijn openbaar en toegankelijk voor alle wijk/dorpsbewoners.

6.6       Bij contact met de gemeente informeert de vereniging Dorpsraad Alverna e.o. altijd de wijkcontactadviseur.

6.7       De vereniging Dorpsraad Alverna e.o. maakt schriftelijke verslagen van haar vergaderingen.